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1. Intención malévola o error del usuario
El error humano es una de las principales causas de pérdida de datos, según Data Center Knowledge. Es esencial y crucial hacer una copia de seguridad de Office 365, ya que los empleados de su empresa pueden eliminar un archivo de OneDrive por una variedad de razones:
Si los usuarios reciben un mensaje de que se están quedando sin espacio, pueden decidir limpiar sus archivos de OneDrive eliminando los documentos que están desactualizados o parecen ser menos vitales para liberar espacio. También pueden eliminar correos electrónicos obsoletos que tienen archivos adjuntos de datos vitales. A menos que realicen una copia de seguridad de los datos de Microsoft 365, este tipo de información podría perderse para siempre.
- Deshacerse de los archivos duplicados:
Los empleados producen archivos duplicados a pesar de la funcionalidad de colaboración de OneDrive por una variedad de razones, incluido el uso compartido más allá de su departamento o incluso fuera de su dominio. Al intentar eliminar los duplicados, pueden borrar sin darse cuenta la versión original del archivo.
Los empleados que están descontentos pueden destruir o borrar archivos importantes. Es posible que para cuando se detecte el daño, sea demasiado tarde para deshacerlo o repararlo. Por el contrario, un sistema de copia de seguridad de Microsoft 365 incluiría numerosas iteraciones del mismo archivo, lo que facilitaría la restauración.
2. Las infecciones de malware y virus se pueden propagar mediante el cliente de sincronización de OneDrive.
A través de un programa llamado OneDrive Sync Client, Microsoft le permite descargar y sincronizar sus archivos de OneDrive en un escritorio, y viceversa.
Aunque puede usar esta capacidad para ver, guardar y sincronizar sus archivos y datos de Microsoft 365 desde cualquier lugar, existen riesgos de seguridad relacionados con su uso. Si su escritorio está infectado con malware o un virus, OneDrive Sync Client podría infectar sus archivos de OneDrive en la nube, propagándose rápidamente y corrompiendo sus datos si está habilitado para sincronizarse de inmediato.
3. Limitaciones de eDiscovery
La herramienta Microsoft 365 eDiscovery generalmente se usa con fines legales y administrativos, como ubicar y recuperar datos organizacionales archivados que pueden usarse como evidencia en los tribunales.
La herramienta eDiscovery es únicamente para preservar y recuperar datos comerciales, a pesar de que puede emitir retenciones y buscar datos en buzones y Sitios.
Además, no es capaz de almacenar, encontrar o recuperar datos de OneDrive. Como resultado, sus únicas alternativas son usar Sync Client o un programa de terceros.
4. Retención de correo electrónico y almacenamiento limitado
Cuando un miembro de su equipo se retira, su administrador de TI debe hacer una copia de seguridad de los datos de la cuenta de Microsoft 365 y reutilizar la licencia. No puede restaurar una copia de seguridad manual en una cuenta de Microsoft 365 con los mismos derechos de uso compartido, incluso si usa el cliente de sincronización para transferirla y guardarla en un lugar diferente.
Además de restaurar los datos de una cuenta con sus derechos de uso compartido, una solución de respaldo de terceros también puede realizar la restauración entre usuarios, lo que implica guardar datos en la cuenta de cualquier usuario, a menudo la del administrador, para una recuperación rápida. Puede perder un archivo de forma permanente si ese ex-empleado es el único propietario del mismo.
5. Apagado e interrupción
Las interrupciones en SaaS son más frecuentes de lo que imagina. Según fuentes recientes, Azure tuvo una interrupción significativa en octubre de 2020, lo que impidió que los usuarios accedieran a sus datos durante dos días. Por lo tanto, a menos que tenga una solución de respaldo de Microsoft 365, no debe esperar que sus datos estén accesibles en todo momento solo porque están en la nube.
6. Riesgos de seguridad internos y externos
Las empresas están sujetas a riesgos de seguridad interna con más frecuencia de lo que cabría esperar. Mantener una copia de seguridad actualizada de Office 365 reduce el riesgo de perder o destruir datos vitales. El malware y los virus (riesgos de seguridad externos) también pueden infligir un daño significativo a las empresas, y una copia de seguridad puede restaurar rápidamente los buzones a un estado anterior al ataque.
7. Ataque de consentimiento ilegal a través de una aplicación de terceros
¿Ha usado su cuenta de Microsoft 365 para instalar aplicaciones de terceros? ¿Está familiarizado con los ataques de concesión de consentimiento no autorizados destinados a robar su información personal? ¿Tienes curiosidad por saber cómo?
Una vez que haya instalado la aplicación, los atacantes iniciarán un ataque de phishing o inyectarán un código malicioso en una página web para engañarlo y darles acceso a su cuenta.
La peor parte de este tipo de ataque es que los pasos normales de recuperación de la cuenta, como restablecer las contraseñas de la cuenta o completar la autenticación multifactor (MFA) para acceder a la cuenta, se volverán ineficaces porque estas acciones las llevan a cabo aplicaciones de terceros que son no es parte de la organización.
8. Dispositivos perdidos o robados
Algunas empresas, en particular las pequeñas y medianas empresas, tienen una política BYOD (trae tu propio dispositivo). Esto reduce los costos de la oficina y brinda comodidad a los empleados, quienes pueden acceder a sus datos desde cualquier lugar y en cualquier momento utilizando sus propios dispositivos.
Por otro lado, si el dispositivo es robado, puede resultar en la pérdida de información corporativa confidencial. Además de ver los datos en el escritorio, mantener el dispositivo conectado a la cuenta de Internet del empleado puede conducir a la suplantación de identidad o, peor aún, a la eliminación total de los datos de su empresa.
9. Un empleado sobrescribe los datos.
¿Ha usado su cuenta de Microsoft 365 para instalar aplicaciones de terceros? ¿Está al tanto de ataques no autorizados de otorgamiento de consentimiento destinados a robar su información personal? ¿Tienes curiosidad por saber cómo?
Una vez que haya instalado la aplicación, los atacantes iniciarán un ataque de phishing o inyectarán un código malicioso en una página web para engañarlo y darles acceso a su cuenta. La peor parte de este tipo de ataque es que los pasos normales de recuperación de la cuenta, como restablecer las contraseñas de la cuenta o completar la autenticación multifactor (MFA) para acceder a la cuenta, se volverán ineficaces porque estas acciones las llevan a cabo aplicaciones de terceros que son no es parte de la organización.
10. Funciones integradas de Outlook
El reenvío de correo electrónico, la exportación de correo electrónico y el archivado automático utilizando la configuración de IMAP son opciones en Microsoft Outlook para realizar copias de seguridad de los correos electrónicos. Incluso si puede usar cualquiera de estas capacidades para hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos, tendrá que pasar por el minucioso proceso de configuración, que podría tomar varias etapas, e incluso iniciar manualmente la copia de seguridad todos los días si usa la opción de exportación. .
No solo es complicado, sino que tampoco es confiable debido a problemas como interrupciones y dificultades de restauración de datos.
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