7 recursos do Planilhas Google para aumentar sua produtividade

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Economizar tempo, fazer as coisas com facilidade, trabalhar com eficiência e maximizar a produção fazem parte da produtividade. Com esses vários recursos do Planilhas Google, você pode aumentar sua produtividade e trabalhar com mais eficiência em suas planilhas.

1. Cálculos sem fórmulas

Assim como os cálculos na barra de status do Microsoft Excel, você pode ver rapidamente a soma, a média, o mínimo ou o máximo de um grupo de células no Planilhas Google. Isso oferece uma maneira fácil de ver os cálculos sem adicionar fórmulas que você pode não precisar em sua planilha.

RELACIONADO: Como visualizar cálculos básicos sem fórmulas no Planilhas Google

Selecione as células que deseja calcular. Você pode selecionar uma linha, coluna, matriz, células aleatórias ou uma combinação.

Olhe para baixo no canto inferior direito da planilha ao lado de Explorar. Você verá a soma das células selecionadas.

Soma das células selecionadas no Planilhas

Selecione a caixa que contém a soma e escolha outro cálculo ou apenas visualize todos.

Cálculos inferiores no Planilhas Google

Além dos cálculos básicos mencionados, você pode ver o número de células selecionadas e o número de células selecionadas que contêm números.

2. Estatísticas de coluna para análise rápida

Talvez você tenha uma coluna específica em sua planilha que gostaria de analisar. Você pode querer mais do que cálculos básicos para coisas como frequência ou distribuição. Você pode usar a função Estatísticas da Coluna.

Para abrir o recurso, selecione uma coluna e siga um destes procedimentos:

  • Clique com o botão direito e selecione “Estatísticas da coluna”.
  • Clique na seta ao lado da letra da coluna e selecione “Estatísticas da coluna”.
  • Vá para Dados > Estatísticas da Coluna no menu.

Estatísticas da coluna no menu Dados

Quando a barra lateral de Estatísticas da Coluna for aberta, obtenha um bom instantâneo dos dados em sua coluna. Visualize um gráfico de contagem ou distribuição, uma tabela de frequências e totais para linhas, células vazias, valores exclusivos e cálculos.

Estatísticas de coluna no Planilhas Google

Para alterar as colunas, use as setas na parte superior da barra lateral. Para ignorar linhas, como cabeçalhos de coluna, use os botões mais e menos.

Alterar colunas ou excluir linhas

3. Explore dicas, ações e gráficos

Se você deseja obter mais informações sobre a planilha inteira em vez de apenas uma coluna, você pode fazer uma análise rápida com a função Explorar.

RELACIONADO: Como criar gráficos instantâneos usando o recurso Explorar do Planilhas Google

Em qualquer planilha da sua pasta de trabalho, basta clicar em “Procurar” no canto inferior direito. Se você quiser detalhes de um intervalo específico de células, selecione-os primeiro. Então você verá muitos detalhes na barra lateral Explorar.

explorar as células

Veja cálculos rápidos na parte superior (para células selecionadas), faça uma pergunta sobre seus dados ou use uma dica, aplique formatação ou insira um gráfico.

Procurar uma planilha

Para visualizar facilmente os detalhes da planilha, obter informações específicas ou adicionar um gráfico, consulte Explorar.

4. Validação de dados para restringir entradas

Não há nada pior do que dados incorretos em sua planilha. Com o recurso de validação de dados, você pode restringir entradas com regras de texto, datas, números e até endereços de e-mail.

Escolha a célula ou intervalo onde você deseja adicionar a validação. Em seguida, vá para a guia Dados e escolha “Validação de dados”.

Validação de dados no menu Dados

Na janela pop-up, confirme a célula ou intervalo, adicione os critérios, escolha a ação para dados inválidos e, opcionalmente, exiba o texto de ajuda. Clique em “Salvar” e teste sua validação.

Tipos de validação de dados

Se você precisa de um número entre 10 e 100, uma data após 1º de janeiro de 2022 ou um URL válido, a validação de dados no Planilhas Google pode garantir que você obtenha o que precisa.

5. Listas suspensas para facilitar a entrada de dados

Outra ferramenta útil para entrada de dados é uma lista suspensa. Você pode usar a função de validação de dados acima para criar uma lista suspensa de opções para você ou sua equipe escolher.

RELACIONADO: Como criar uma lista suspensa no Planilhas Google

Selecione a célula onde deseja a lista e vá para Dados > Validação de Dados. Você pode escolher entre um intervalo de células contendo os itens da lista ou inseri-los você mesmo. Portanto, escolha “Lista de um intervalo” ou “Lista de itens” e adicione o intervalo de células ou itens.

Validação de dados para uma lista

Preencha os campos restantes para dados inválidos e a aparência desejada e clique em “Salvar”.

A partir de então, você ou as pessoas com quem você compartilha a planilha podem simplesmente escolher uma entrada da lista. Você também pode criar uma lista suspensa dependente no Planilhas Google para obter opções de lista mais avançadas.

Lista suspensa no Planilhas Google

6. Filtre as visualizações para salvar os filtros

Os filtros oferecem ótimas maneiras de restringir os dados que você está visualizando ou analisando. Portanto, se você estiver constantemente filtrando da mesma maneira, poderá salvá-lo usando as Visualizações de filtro.

Filtre seus dados como faria normalmente. Em seguida, use a seta Filter Views na barra de ferramentas ou Data > Filter Views no menu. Escolha “Salvar como exibição de filtro”.

Salvar uma opção de visualização de filtro

Quando a borda preta aparecer ao redor da sua planilha, dê à sua visualização de filtro um Nome no canto superior esquerdo. Você pode então fechar a visualização usando o X no canto superior direito.

Nome para uma visualização de filtro

Para acessar a visualização a qualquer momento, use a seta Filter Views na barra de ferramentas ou vá para Data > Filter Views no menu e escolha o nome Filter View.

Visualizações de filtro salvas

Essa visualização aparece para você ver seus dados filtrados. Clique no X para fechar a visualização quando terminar.

Você também pode criar uma visualização de filtro do zero, editar uma e mais. Consulte nosso tutorial detalhado sobre o recurso para obter mais detalhes.

RELACIONADO: Filtre os dados do Planilhas Google sem alterar o que os colaboradores veem

7. Notificações de alteração da pasta de trabalho

Embora você possa revisar o histórico de versões de uma pasta de trabalho para ver o que seus colaboradores mudaram, por que não ser notificado? Sim e quando são feitas alterações? Você pode configurar alertas de e-mail exatamente para isso.

Abra sua pasta de trabalho e selecione Ferramentas > Regras de notificação no menu. Escolha “Adicionar outra regra de notificação” na janela pop-up.

Regras de notificação no menu Ferramentas

Você pode então escolher como as notificações funcionam. Você pode receber um e-mail quando forem feitas alterações ou quando um usuário enviar um formulário conectado. Você pode então receber o e-mail imediatamente ou um resumo a cada dia.

Caixa de configuração de regras de notificação

Selecione “Salvar” e depois “Concluído” quando terminar. No futuro, basta verificar sua caixa de entrada em busca de alterações no Planilhas Google em vez de perder tempo verificando o histórico de versões para ver se as alterações foram feitas.


Esperamos que pelo menos um desses recursos do Planilhas Google ajude você ou sua equipe a melhorar sua produtividade.

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