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As melhores ferramentas de colaboração do Google para documentos, planilhas e apresentações

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Imagens por Tada / Shutterstock.com

O conjunto de aplicativos de produtividade do Google inclui algumas das ferramentas de colaboração mais úteis. Você pode trabalhar em conjunto em um documento em tempo real, adicionar e resolver comentários, atribuir tarefas e muito mais no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.

Compartilhar documentos

A colaboração em um dos aplicativos do Google começa com o compartilhamento do documento. Você pode adicionar colaboradores e escolher suas permissões de visualização e edição.

RELACIONADO: Como compartilhar documentos no Documentos, Planilhas e Apresentações Google

Selecione “Compartilhar” no canto superior direito e insira as pessoas ou grupos na janela pop-up.

Compartilhar janela no Planilhas Google

Ao lado do grupo na próxima tela, selecione o privilégio que você deseja que eles tenham, como Visualizador, Comentarista ou Editor. Você pode ajustar isso por pessoa depois de enviar a notificação de compartilhamento usando o botão Compartilhar no canto superior direito.

Opcionalmente, adicione uma mensagem, marque a caixa para notificar a todos e clique em “Enviar”.

Compartilhar mensagem no Planilhas Google

Para opções adicionais, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito. Você pode então decidir o que editores, visualizadores e comentaristas podem e não podem fazer.

Compartilhar configurações no Planilhas Google

Clique em “Concluído” quando terminar e aproveite os seguintes recursos de colaboração no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.

Comentários e opções

Usando comentários, você e seus colaboradores podem trabalhar facilmente juntos. Selecione o texto ou outro item relacionado ao seu comentário e siga um destes procedimentos:

  • Selecione Inserir > Comentário no menu.
  • Clique com o botão direito e escolha “Comentário”.
  • Clique no ícone Comentário no canto superior direito e selecione o sinal de mais.
  • Selecione o ícone de comentário na barra de ferramentas flutuante.

Escreva seu texto na caixa que aparece e clique em “Comentário”.

Comentar no Google Docs

Depois de adicionar um comentário, você pode usar a marca de seleção para marcá-lo como resolvido quando a tarefa, atualização ou adição for concluída.

Verifique para resolver um comentário

Mencione colaboradores e atribua tarefas

Além de adicionar e resolver comentários, você pode mencionar um determinado colaborador e atribuir a ele uma tarefa a partir do comentário.

RELACIONADO: Como atribuir tarefas de documentos no Documentos, Planilhas e Apresentações Google

Para chamar a atenção para um determinado colaborador, você pode mencioná-lo em seu comentário. Basta digitar o símbolo @ (arroba) seguido de seu nome ou endereço de e-mail e, em seguida, selecioná-los na lista de sugestões.

Colaborador mencionado em um comentário.

Para criar uma tarefa para seu colaborador a partir do comentário, mencione-a primeiro e marque a caixa “Atribuir a”. [name]”. A tarefa permanece aberta até que o colaborador a marque como concluída.

Comentário atribuído no Google Docs

reações de emojis

Mais uma maneira de mostrar sua aprovação, desaprovação ou outra reação a algo em um documento é com um emoji. Selecione o item no documento ao qual você está reagindo e clique no ícone Emoji na barra de ferramentas flutuante.

Observação: A partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Google Docs, não no Planilhas ou no Apresentações.

Escolha o emoji que você deseja adicionar ou encontre um na parte superior do pop-up. Em seguida, o emoji é exibido no lado direito, próximo ao item selecionado.

Reação do emoji no Google Docs

Assim como nos comentários escritos, você pode elaborar reações de emoji. Clique nos três pontos à direita de um emoji e selecione “Resolver”.

Opção para resolver um emoji

modo de sugestão

Ao trabalhar em um documento no Documentos, Planilhas ou Apresentações, você está usando o modo de edição por padrão. Isso permite criar, editar e fazer tudo o que você precisa no documento. Mas quando você estiver colaborando com outras pessoas, talvez queira usar o modo Sugestões.

Observação: A partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Google Docs, não no Planilhas ou no Apresentações.

No modo Sugestões, as edições feitas tornam-se sugestões em vez de alterações reais. Selecione a seta suspensa de modo no canto superior direito que provavelmente mostra como Editar ou o ícone de lápis e escolha “Sugestões”.

Sugestões no menu suspenso de modo

Agora, ao trabalhar no documento, você verá as alterações com tachados e adições em texto colorido diferente. Cada sugestão também é incluída em uma janela à direita que mostra o que você substituiu, removeu ou adicionou.

Edições sugeridas no Google Docs

Se você quiser aceitar uma sugestão, basta clicar na marca de seleção na janela de sugestões e a alteração será colocada no documento.

histórico de versões

Se você e seus colaboradores usarem o modo de edição em vez do modo de sugestão, convém revisar todas as alterações feitas, por quem e quando. Você pode abrir o histórico de versões do documento para ver esses detalhes.

RELACIONADO: Como visualizar as alterações recentes no arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google

Vá para Arquivo > Histórico de versões > Exibir histórico de versões.

Exibir histórico de versões no menu Arquivo

Você pode então ver o documento atual no centro com todas as alterações à direita. As edições mostram como era a versão na data e hora exibidas no canto.

Você também pode optar por restaurar uma versão específica que você visualiza selecionando a revisão e escolhendo “Restaurar esta versão” na parte superior.

Histórico de versões no Google Docs

Notificações de alterações e comentários

Para acompanhar outras pessoas trabalhando no documento quando você não estiver, você pode receber notificações de alterações e comentários.

Observação: A partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Documentos e Planilhas Google, não no Apresentações.

Vá para Ferramentas > Configurações de notificação ou Regras de notificação.

Configurações de notificação e regras de notificação no menu Ferramentas

Selecione os itens sobre os quais deseja ser notificado e clique em “OK” ou “Salvar”.

Opções de notificação no Documentos e Planilhas Google

Você receberá uma mensagem no endereço de e-mail conectado ao Google app quando houver uma alteração ou feedback.

colaboradores de e-mail

Uma das ferramentas de colaboração mais convenientes para entrar em contato com todos de uma só vez é o recurso Email Collaborators. Com apenas alguns cliques, você pode enviar um e-mail para todos com quem compartilha o documento e economizar tempo abrindo um aplicativo de e-mail para fazer isso.

Vá para Arquivo > E-mail > Colaboradores de e-mail.

Colaboradores de e-mail no menu Arquivo

Quando o pop-up for aberto, você verá todos os colaboradores preenchidos automaticamente. Basta adicionar sua mensagem e, opcionalmente, ajustar a linha de assunto, que exibe o nome do documento, e clicar em “Enviar”.

Janela de e-mail para colaboradores

Aprovações de Documentos

Se você tiver uma conta de assinatura do Google Workspace compatível, você e sua equipe poderão aproveitar o recurso de aprovação de documentos. Isso ajuda você a solicitar que seus colaboradores revisem e aprovem seu documento, o que é ótimo para solidificar a cópia final.

RELACIONADO: Como solicitar aprovações no Documentos, Planilhas e Apresentações Google

Vá para Arquivo > Aprovações para abrir a barra lateral Aprovações. Em seguida, selecione “Fazer uma solicitação”.

Aprovações no menu Arquivo e na barra lateral

Na janela pop-up, adicione aprovadores e inclua uma mensagem. Opcionalmente, você pode definir uma data de vencimento, permitir que os aprovadores editem o documento e bloquear o arquivo antes de enviar a solicitação de aprovação.

Janela de Aprovações de Solicitação

Para ver o status de suas aprovações, volte para Arquivo > Aprovações e revise os comentários e aprovações na barra lateral.

Aprovações pendentes na barra lateral

Confira nosso tutorial completo sobre aprovações de documentos no Google Docs para obter detalhes sobre tipos de conta, aprovações pendentes e recursos adicionais da ferramenta.

O Google evoluiu seus aplicativos de produtividade ao longo do tempo para incluir essas ferramentas de colaboração úteis e convenientes. Portanto, aproveite-os para o seu próximo documento de grupo.

RELACIONADO: 7 recursos do Planilhas Google para aumentar sua produtividade

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