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Se você tiver uma lista que precisa ser classificada, seja em ordem alfabética, por número ou por data, não há motivo para mover as informações para o Excel e fazê-lo lá. Você pode fazer isso usando o recurso de classificação no Microsoft Word. Independentemente de sua lista estar em formato de tabela ou não, você pode classificar suas informações sem perder a ordem dos outros itens. Continue lendo para descobrir como fazer isso de maneira rápida e fácil.
Onde está o botão Classificar no Word?
A primeira coisa que você precisa saber é onde o botão Classificar está localizado no Word. E a resposta está na seção Parágrafo na guia inicial:
Como classificar alfabeticamente no Word – Instruções passo a passo
A primeira coisa que você precisa saber é o que você está realmente tentando classificar. Existem algumas opções diferentes e, embora o Word seja bom em identificar o que você precisa pedir, você também deve descobrir por si mesmo.
Vou passar pelos seguintes exemplos:
- Como colocar nomes em ordem alfabética mais quantidades.
- Como organizar as datas da primeira para a última ou vice-versa.
- Organize os números pelo maior primeiro ou pelo menor primeiro.
- Diferentes parágrafos que você deseja organizados em ordem alfabética.
Como alfabetizar os nomes?
Observando as informações que forneci abaixo, você pode ver que também existem números (peso). A razão pela qual eu adicionei alguns números aqui também é apenas para adicionar outra camada de complexidade e mostrar a você que realmente não é muito difícil de fazer.
Aqui está a tabela de exemplo com a qual vou trabalhar:
Para esse objetivo, classificarei a tabela para mostrar a pessoa com o maior peso na linha superior. Então, o que eu quero mostrar é Mia Johnson na primeira fila, seguida por Charlotte Brown e assim por diante.
- Realce o conteúdo da tabela clicando no canto superior esquerdo. Alternativamente, basta clicar e segurar o mouse até que o conteúdo seja selecionado.
- Clique no botão de pedido.
- A seguinte caixa de diálogo é exibida:
O seu pode não ser exatamente igual ao meu. Depende apenas do conteúdo que você selecionou.
Como queremos classificar por peso, precisamos alterar as opções de classificação.
- Clique em Classificar por e selecione o campo que você deseja que seja a opção de classificação principal. Nesse caso, selecionarei o peso, que é a coluna 3:
- Como você pode ver, o Tipo mudou para Número, que é o que eu queria que acontecesse.
- Como tenho algumas pessoas com o mesmo peso, também quero classificá-las em ordem alfabética. Para fazer isso, tenho que adicionar um segundo parâmetro de classificação.
- Além disso, como esta tabela possui uma linha de cabeçalho, também preciso selecioná-la.
Como você pode ver, os campos Order By e Then By receberam seus nomes da linha do cabeçalho. A razão para isso é que, assim que eu cliquei nessa opção, esses campos foram atualizados automaticamente para facilitar a obtenção do que quero.
Este é o resultado:
Observando as informações agora, você verá que o peso agora está classificado em ordem decrescente, do maior para o menor. Além disso, você pode ver que embora existam duas pessoas com o mesmo peso, Charlotte Brown aparece antes de Sophia Jones, exatamente como eu queria.
Vamos mudar isso um pouco e, em vez de classificar a tabela por peso, quero classificá-la pelo sobrenome.
Aqui estão os passos para colocar os nomes em ordem alfabética:
- Destaque a tabela.
- Selecione o pedido.
- Certifique-se de que Minha lista tem cabeçalhos esteja selecionada.
- Na primeira opção, selecione Sobrenome e Ascendente (de AZ)
- Para a segunda opção de classificação, certifique-se de que Nenhum esteja selecionado.
- Clique em OK e sua tabela será classificada em ordem alfabética.
Classificar datas no Word
Para classificar datas, você basicamente precisa fazer exatamente a mesma coisa que faria se estivesse classificando qualquer outra coisa. No entanto, para este post, vamos adicionar mais uma linha de complexidade à nossa tabela que informa em que data a pessoa foi medida.
Esta é a nova tabela:
Vou ordenar esta tabela por data, seguida de peso e depois sobrenome. Isso significa que a primeira data aparecerá primeiro. Nesta data, a pessoa com maior peso aparece no topo. Depois disso, ele classificará o sobrenome. Isso só existe se houver duas pessoas que tenham o mesmo sobrenome e foram medidas no mesmo dia. Para que isso aconteça, modifiquei um pouco o conteúdo da tabela para mostrar como ela ficará.
Isto é o que eu tenho que selecionar:
E aqui está o meu resultado:
Como você pode ver, a primeira classificação garantiu que todas as datas aparecessem sequencialmente. Somente se houver duas datas iguais, o peso será levado em consideração. Por exemplo, no dia 8. E, finalmente, se ambos os parâmetros forem iguais, então o campo sobrenome é usado para separá-los e decidir qual deles vem primeiro na lista.
Portanto, embora tenhamos uma situação em que duas pessoas realmente se medem e pesam o mesmo no mesmo dia. No entanto, como Sophia Jones precede Ava Williams em ordem alfabética, ela aparece em primeiro lugar na lista.
Como ordenar os parágrafos
Digamos que você tenha um documento e queira classificar os parágrafos em ordem alfabética. Por exemplo, se você tem um guia de trabalho que é constantemente atualizado. Não está escrito em ordem, mas deve ser apresentado em ordem alfabética para facilitar o uso. Você pode não ter escrito em ordem, mas agora você tem que descobrir.
Aqui está um pequeno exemplo:
Eu quero que o parágrafo chamado “Definição” seja o primeiro e os outros apareçam em ordem alfabética.
É importante notar aqui que cada um desses parágrafos começa com um título e depois tem algum texto. O motivo ficará claro quando examinarmos as opções na caixa de diálogo de classificação.
Para classificar os parágrafos em ordem alfabética, faça o seguinte:
Como essa informação é um documento único e não contém mais nada, você não precisa selecionar o texto, mas pode começar selecionando a opção de classificação imediatamente.
Quando a caixa de diálogo Classificar é aberta, você verá que o texto foi realçado.
Na caixa de diálogo, você verá as seguintes opções:
Como cada uma dessas entradas começa com um título, queremos classificar este documento usando a opção Títulos na caixa suspensa Classificar por.
Clique em OK e você verá que o documento agora está organizado corretamente:
Se as entradas não tivessem títulos, por exemplo, as primeiras palavras estariam em negrito, como encontramos nos dicionários, então eu usaria a configuração de parágrafo.
Para terminar
A ferramenta de classificação do Microsoft Word é extremamente poderosa para uso em documentos. Você não apenas pode classificar números, mas também pode classificar datas, organizar as coisas em ordem alfabética e criar alguma lógica também. Espero que você tenha gostado deste passeio e, como sempre, se tiver dúvidas ou comentários, deixe-os abaixo e farei o possível para responder a todos. Boa sorte!
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