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Uno de los mayores desafíos que enfrentan los administradores de la junta es la gestión eficiente de los documentos de la junta. Los miembros de la junta se ocupan regularmente de una gran cantidad de datos comerciales altamente confidenciales, lo que puede ser muy abrumador sin un sistema de gestión de documentos adecuado.
De hecho, la gestión de documentos no es el único desafío para los administradores de juntas. Es la seguridad de los datos la que plantea mayores amenazas. Los miembros de la junta tienen acceso a la información confidencial de la empresa, como patentes, fórmulas, marcas registradas, registros financieros, etc. Es fundamental proporcionarles una plataforma segura y automatizada, como el software del portal de la junta.
El software del portal de juntas, también conocido como la sala de juntas virtual, es una revolución en la gestión de documentos de juntas. Si está buscando automatizar sus procesos de gestión de documentos, el software para tableros es exactamente lo que necesita.
¿Qué es el software del portal de juntas?
A menudo conocida como el software de la junta directiva, una sala de juntas virtual es una plataforma en línea centralizada para los directores y administradores de la junta donde pueden almacenar y compartir documentos de la junta, comunicarse entre ellos, iniciar debates de la junta y colaborar fácilmente en un entorno altamente seguro.
En resumen, un portal de la junta está diseñado para que los miembros de la junta cumplan con las responsabilidades de gobierno sin problemas y de manera eficiente.
Entre muchas otras características del portal de la junta, como la carga masiva de documentos, el acceso personalizado y el chat en vivo, la gestión de documentos de la junta es, sin duda, una de las más destacadas.
Estos son algunos de los principales beneficios del software de administración de juntas.
Los 5 principales beneficios del software del portal de juntas
1. Gestión perfecta de documentos de la junta
La gestión de documentos de la junta era nada menos que una pesadilla para los administradores de la junta. Por ejemplo, el secretario de la junta prepara la agenda de la reunión de la junta, hace que el presidente la apruebe, la distribuye a los miembros de la junta, solicita revisiones, realiza enmiendas y luego las envía para su posterior proceso de aprobación y redistribución.
Esto llevará mucho tiempo si todo esto se hace a través de los canales tradicionales, es decir, documentos en papel. Sin embargo, con el software del portal de juntas, esto se puede administrar rápidamente.
Tomemos un ejemplo simple de preparación de la agenda de una reunión de directorio. El secretario de la junta simplemente cargará la agenda de la reunión en la sala de juntas virtual; los miembros de la junta lo revisarán, solicitarán cambios y el secretario lo aprobará por el presidente de la junta en un tiempo mínimo. Lo que es más importante, los miembros de la junta recibirán actualizaciones en tiempo real sobre sugerencias y recomendaciones en la agenda de la reunión.
2. Acceso instantáneo a los materiales de la junta
Con el software del portal de la junta, los miembros de la junta pueden acceder fácilmente a los materiales de la junta desde cualquier lugar y en cualquier momento.
A los miembros de la junta se les asignan deberes y responsabilidades durante las reuniones de la junta, para lo cual pueden necesitar acceso constante a los materiales de la junta, como
- Informes de auditorías
- Manuales de orientación
- Manuales de políticas
- Planes estrategicos
- Actas de reuniones pasadas, etc.
Si la junta sigue los modelos de documentación tradicionales, el miembro de la junta tendrá dos opciones:
- Visite las instalaciones de la empresa y obtenga el documento requerido.
- Solicite los documentos para ser entregados a través del correo.
- Obtenga los documentos entregados a través de canales inseguros como el correo electrónico
¿Solución? Software de portal de juntas que permite a los miembros de la junta iniciar sesión desde cualquier lugar y obtener el archivo que necesitan (dependiendo de su nivel de acceso).
3. Mejor colaboración de los miembros de la junta
Los portales de juntas no son simplemente repositorios de datos en línea donde los miembros de la junta cargan o almacenan documentos. Es una sala virtual completa donde los miembros de la junta pueden hacer cualquier cosa como:
- Chat en vivo uno a uno
- Discusiones en grupo
- Compartir datos
- Lluvia de ideas
- Modificación o alteración del documento
- Realizar reuniones de emergencia
Y qué no.
El software del portal de la junta maximiza el compromiso entre los miembros de la junta. No tienen que esperar a las reuniones de la junta para discutir temas importantes, ya que el portal de la junta les permite participar regularmente sin preocuparse por las brechas de seguridad.
4. Reuniones de directorio en línea más fluidas y efectivas
Las salas de directorio virtuales son una excelente alternativa a las juntas de directorio físicas, y esto es lo que hace que los portales de directorio sean plataformas muy demandadas en el sector empresarial. Las reuniones de la Junta, especialmente las AGM (Junta General Anual), son uno de los eventos más importantes para la junta de organización.
Los miembros de la junta discuten asuntos comerciales importantes, hacen o revisan planes estratégicos futuros, revisan el desempeño pasado de la organización y la lista continúa.
El desafío que a menudo enfrentan los administradores de la junta es encontrar una fecha adecuada para las AGM. Esto se debe a que los directores de la junta pueden estar operando desde diferentes ciudades o estados, y sus horarios pueden coincidir.
El software del portal de juntas puede simplemente eliminar todos estos obstáculos. Las salas de juntas virtuales tienen todas las características necesarias para llevar a cabo reuniones de directorio.
Por ejemplo, la agenda de la reunión de la junta se puede preparar, aprobar y distribuir a través del portal de la junta.
Del mismo modo, la opción de videoconferencia permite que los miembros de la junta se comuniquen visualmente. Los miembros de la junta pueden emitir votos de forma anónima sobre las mociones iniciadas durante las reuniones de la junta. El secretario puede crear fácilmente las actas de las reuniones de la junta, obtener su aprobación y distribuirlas a todos los miembros en poco tiempo.
5. Rentabilidad
Las salas de juntas virtuales son rentables de muchas maneras. Por ejemplo, ayudan a las tablas a reducir;
- Costos de papel
- Costes de impresión y encuadernación
- Cargos de envío de documentos
- Gastos de reunión
- Costos de transporte de los miembros de la junta
El uso de un portal de juntas significa que la administración puede evitar los costos de papel. Todos los documentos de la junta, incluidos planes estratégicos, manuales de políticas, actas de reuniones, agendas, etc., se pueden crear, cargar y compartir en formato PDF.
Obviamente, cuando la junta no utilice papel, seguramente podrán evitar los costos de impresión y distribución. Todos los documentos se distribuyen en línea y los miembros de la junta también pueden acceder a cualquier documento en cualquier momento.
Por último, las salas de juntas virtuales pueden ayudar a las organizaciones a evitar gastos de reuniones. Las empresas no tienen que volar a sus miembros de la junta, evitando así los costos de viaje.
Ultimas palabras
El software de gestión de juntas simplemente ha revolucionado el sistema de gestión de documentos de juntas. Los portales de la junta brindan un entorno seguro donde los miembros de la junta pueden cargar, compartir, editar, modificar o acceder al material de la junta sin riesgo de robo de datos.
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