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En la gestión de proyectos, los recursos se refieren principalmente a la mano de obra necesaria para un proyecto, pero también pueden significar herramientas, como este software Resource Guru, instalaciones, presupuesto o tiempo. La asignación de recursos, también denominada programación de recursos, consiste en reconocer y asignar recursos a varias actividades durante un período específico. Sin las herramientas y técnicas adecuadas para ayudarlo a determinar qué recurso asignar a qué proyecto, la programación de recursos puede ser difícil.
Algunos de los desafíos que afectan la asignación de recursos incluyen cambios en el alcance del proyecto, herramientas heredadas obsoletas, falta de comunicación entre los equipos de entrega y ventas, falta de coincidencia en las habilidades entre la capacidad y la demanda, y la falta de visibilidad de los recursos dentro de una organización. La asignación de recursos ayuda a reducir significativamente los costos de los recursos, maximizar la productividad de los recursos en los proyectos y facilitar la satisfacción del cliente a través de la entrega exitosa del proyecto. También mejora el compromiso de los empleados y saca el mejor resultado dentro de las limitaciones de recursos existentes. Estos son algunos consejos de asignación de recursos para gerentes de proyectos.
1. Aprovecha un software de gestión de recursos
Dado que sus empleados son su activo más valioso, debe asegurarse de aprovechar al máximo su tiempo. Con el software de gestión de recursos, puede saber qué están haciendo sus empleados, dónde y cuándo. Le permite usar arrastrar y soltar para programar sus equipos rápidamente. Con la exclusiva función de lista de espera, puede mantener las cargas de trabajo bajo control y garantizar el éxito del proyecto.
Además, una herramienta de asignación de recursos puede ayudarlo a realizar un seguimiento automático del presupuesto mientras observa los calendarios de su equipo en tiempo real, creando transparencia. Con las herramientas y la gestión de recursos adecuadas, puede entregar fácilmente proyectos exitosos a tiempo y mantener contento a su personal.
2. Conoce tu alcance
Antes de que pueda asignar o administrar sus recursos, conozca el alcance del proyecto en el que está trabajando. Determine si el proyecto es grande o pequeño o si es largo o corto. Comprender el alcance de su proyecto lo ayuda a determinar los recursos que necesitará y las cantidades adecuadas para completar el proyecto. Obtener una imagen clara del alcance del proyecto lo ayudará a determinar cómo asignará sus recursos.
3. Identificar los recursos necesarios
En la programación de recursos, un recurso es cualquier cosa que le ayude a alcanzar las metas y objetivos de su proyecto. Definir el propósito del proyecto, el presupuesto, la duración, los recursos y las tareas involucradas en el proyecto lo ayudará a identificar los recursos que necesita. Dado que las empresas trabajan simultáneamente en varios proyectos, es posible que los recursos organizativos para el proyecto no siempre estén disponibles. Confirma los recursos disponibles antes de asignar para que puedas comprar, alquilar o esperar los que no tienes. Para facilitar su trabajo, cree una lista de los recursos necesarios frente a los disponibles y asegúrese de que estén dentro del presupuesto.
4. Evitar la asignación excesiva o insuficiente de recursos
La distribución uniforme de recursos en todos sus proyectos garantiza que ninguno de sus empleados esté sobrecargado de trabajo. La sobreasignación puede provocar agotamiento, afectar la calidad de la producción o provocar una deserción no planificada. La subasignación de recursos provoca pérdidas de ingresos y productividad. La predicción de la utilización facturable o estratégica le ayuda a mover los recursos del trabajo no facturable al estratégico o facturable periódicamente.
5. Diversificar los conjuntos de habilidades y responsabilidades de los empleados
Anime a su personal a adquirir dos o más habilidades porque la asignación de recursos a proyectos que requieren varias habilidades les ayudará a perfeccionar sus habilidades principales y les dará la oportunidad de desarrollar otras nuevas. También puede ofrecerles capacitación adicional sobre las habilidades adquiridas y la experiencia en el trabajo para mejorar sus capacidades. Si surge la demanda de un conjunto de habilidades de nicho para asumir un nuevo proyecto, puede rotar automáticamente un recurso de nicho de un proyecto en curso para comenzar el nuevo proyecto. Al mismo tiempo, puede tener otro reabastecimiento de recursos de calificación mínima para continuar con el proyecto en curso. Esto asegura que ninguno de los proyectos sufra debido a la escasez de habilidades.
6. Adopte un proceso de solicitud de recursos automatizado
Examinar manualmente el grupo de solicitudes de recursos o recibir solicitudes de recursos por correo electrónico y teléfono de gerentes individuales puede ser agotador y consumir mucho tiempo. Sin embargo, una solicitud de recursos automatizada elimina el engorroso uso de hojas de cálculo y agiliza el proceso. Le permite especificar las calificaciones, el conjunto de habilidades requeridas, el costo, la experiencia y los plazos del proyecto. Todo el proceso de solicitud y asignación está documentado y puede ser auditado.
7. Capacite a su equipo para asumir proyectos de interés
Cuando los empleados trabajan en proyectos de su elección, impacta positivamente en su compromiso y productividad. En lugar de asignar recursos en función de las habilidades y la disponibilidad, considere observar los intereses de los empleados. Puede considerar publicar oportunidades abiertas y ponerlas a disposición de todos para que las vean. Los candidatos interesados expresarán entonces su voluntad, y solo tendrás que seleccionar al mejor talento para formar un equipo de proyecto de ensueño. Esto le ahorra tiempo que de otro modo pasaría buscando el ajuste perfecto.
Nota final
La asignación de recursos puede hacer o deshacer un proyecto. Con las herramientas y técnicas adecuadas, es fácil asignar recursos a todos sus proyectos de manera eficiente. Considere incorporar los consejos anteriores en su proceso de asignación de recursos para aumentar la eficiencia.
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