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Muchas organizaciones están integrando software de gestión financiera en sus operaciones debido a beneficios como la transparencia de datos. Al igual que otras innovaciones tecnológicas, hay una afluencia de software en el mercado, con algunas ofertas a continuación por servicio.
Sin embargo, para utilizar el software deseado, necesita características esenciales. La integración del sistema, los informes y la automatización se encuentran entre los atributos críticos que debe tener su software. A continuación se presentan algunas de las características y por qué las necesita.
Seguimiento
Su software debe tener la capacidad de rastrear elementos financieros críticos relacionados con las operaciones de la organización. A continuación se encuentran los informes financieros críticos que el software debería poder rastrear e informar:
Facturas
La mayoría de las empresas suelen recibir una cantidad significativa de facturas, lo que requiere un seguimiento sin errores. El software de gestión financiera debe ser capaz de respaldar y agilizar el manejo de facturas. Esta función es rentable, principalmente si una empresa depende de un tercero para administrar las facturas.
Inversiones
El software debería agilizar las inversiones para el negocio, ayudando a tomar decisiones informadas. La función permite a la empresa extraer los datos necesarios para tomar ciertas decisiones. Si sus inversiones se distribuyen en varios países, el software también debería admitir diferentes tipos de gestión de divisas.
ganancias
La herramienta financiera que utilice debe proporcionar las finanzas, los ingresos, los gastos, las ganancias, el capital y el flujo de efectivo de la organización, al mismo tiempo que destaca la salud financiera general de la empresa.
Inventario
En general, el software le permite monitorear fácilmente sus pedidos de productos junto con la capacidad de estimar cuándo se quedará sin existencias.
Análisis
Un software de administración financiera ideal debe generar informes completos, consistentes y precisos. Los informes deben indicar claramente si una organización está obteniendo ganancias y pérdidas e informes financieros vitales como las asignaciones presupuestarias. Con la capacidad de proporcionar estos informes, las capacidades de análisis del software pueden ser fundamentales para ayudar a la organización a tomar decisiones precisas y rápidas.
Este análisis facilita que la organización genere informes personalizados basados en las demandas y requisitos de la industria. El software también debería extraer fácilmente datos de diferentes fuentes sin necesidad de más soporte técnico.
Integración
El software de su elección debe integrarse a la perfección con otras aplicaciones múltiples, especialmente si la organización no puede implementar un sistema con una variedad de funciones. En términos de integración, el software debe contener datos de múltiples fuentes para reducir la duplicación de datos y las instancias de fragmentación, además de ofrecer cierto nivel de flexibilidad.
El sistema también puede integrar aplicaciones funcionales como contabilidad y recursos humanos. Además, el software debe tener la capacidad de integrarse con diferentes módulos para proporcionar múltiples funcionalidades. Esta integración permite un flujo continuo de información entre los distintos departamentos de la organización.
Planificación
La mayoría de los sistemas pueden consolidar datos de diferentes fuentes, lo que juega un papel crucial en la planificación de las operaciones futuras de una organización. La planificación correcta significa que una organización puede predecir futuras actividades financieras con datos, incluidas tendencias y patrones con respecto a ingresos, ingresos y gastos.
Con una planificación adecuada, una organización tiene una idea del futuro y puede gestionar fácilmente cualquier condición imprevista, como incertidumbres financieras, junto con oportunidades de inversión basadas en las condiciones del mercado. En general, el software financiero debe soportar herramientas analíticas que contribuyan a la salud financiera de la organización.
Además, el software puede facilitar la planificación de múltiples escenarios y la colaboración entre diferentes departamentos como finanzas y recursos humanos.
Automatización
El software debería reducir la dependencia del papeleo y las entradas manuales mediante la automatización de las tareas más importantes. Con la automatización, las organizaciones se aseguran de que los procesos financieros sean eficientes, precisos y se entreguen a tiempo, al tiempo que eliminan cualquier tensión adicional para los empleados. La automatización también ayuda a reducir los costos, especialmente si se sabe que una empresa subcontrata a terceros en lo que respecta a la gestión financiera. En general, la automatización viene con varios beneficios, como reducir el riesgo de crédito por fraude.
Contabilidad general
El sistema de gestión financiera debe respaldar las necesidades básicas de contabilidad de la organización. Algunas de las funciones que se incluyen en esta categoría incluyen la gestión del libro mayor, las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR). Con la contabilidad general manejada, los empleados pueden generar rápidamente los informes necesarios y crear estados financieros para ingresos, gastos y saldos.
Nota final
Optar por integrar el software de administración financiera es uno de los pasos iniciales para empoderar a una organización para administrar varias funciones. El panorama financiero mundial en constante cambio exige la necesidad de contar con el software de gestión financiera adecuado. Sin embargo, recuerde seleccionar una herramienta que se adapte a sus necesidades comerciales, ya que su elección de software es fundamental para administrar las finanzas dentro de su empresa.
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