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El uso de documentos electrónicos en el trabajo de cualquier empresa es una gran oportunidad no solo para reducir el costo de los suministros de oficina y consumibles para las impresoras, sino también para acelerar significativamente el intercambio de información con sucursales y socios mediante el envío de archivos a través de Internet.
Sin embargo, el proceso de implementación de una oficina sin papeles está asociado con muchas dificultades.
Así, por ejemplo, la elección de un formato adecuado, que será la base del sistema implementado, es una gran dificultad. Hoy en día existen muchos formatos de texto y sus modificaciones, y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas. Sin embargo, PDF es uno de los más populares. Analicemos juntos sus ventajas.
Ventajas clave del formato PDF
La característica distintiva del formato PDF es la independencia de la máquina y la plataforma. Esto significa que cualquier documento de este formato se puede abrir en una computadora con cualquier sistema operativo (utilizando el software apropiado) y se verá exactamente igual que en la PC en la que se creó. Gracias a PDF, documentos de este tipo son mucho más prácticos tanto para crear un archivo electrónico para uso interno de la empresa como para intercambiar información con socios y sucursales remotas.
A veces, necesita procesar archivos PDF, editarlos, fusionarlos o dividirlos. Puede aprender cómo fusionar PDF sin conexión siguiendo el enlace. Ahora, prestemos más atención a las ventajas del formato PDF:
- multiplataforma
No importa qué computadoras haya en las oficinas de sus socios y qué sistemas operativos ejecuten. No importa qué tipo de software lector de PDF haya instalado. En cualquier caso, podrán ver y, si es necesario, imprimir los documentos exactamente en la forma que necesitan. Mientras que, al usar el formato de documento de Word, ambas partes del intercambio deben usar la misma versión de software.
Para ser franco, el problema con las versiones de los lectores de archivos también es relevante para el formato PDF. Sin embargo, tenga en cuenta que este software es gratuito. Por lo tanto, siempre se puede descargar una nueva versión de Internet si es necesario.
- Gratis
Cualquier persona o empresa puede descargar absolutamente gratis el programa Acrobat Reader de Internet y utilizarlo para trabajar con documentos electrónicos. Esto es especialmente bueno cuando es necesario un intercambio de información unidireccional.
- Seguridad
Los documentos creados en Microsoft Word a menudo se convierten en portadores de varios virus. Además, a veces en los documentos electrónicos, es necesario utilizar una protección integrada contra el acceso no autorizado.
Y en este sentido, el formato PDF tiene algunas ventajas, ya que su especificación ha sido examinada por muchos desarrolladores de software independientes y expertos en el campo de la seguridad de la información, quienes han confirmado la ausencia de vulnerabilidades y han dejado “agujeros” deliberadamente.
- Estandarizado por ISO
PDF está estandarizado por ISO (Organización Internacional de Normalización) para el almacenamiento de archivos de documentos electrónicos y el intercambio de información entre empresas.
Además, los representantes de Adobe dijeron que van a trasladar la especificación de la última versión de su formato a la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), que pretende promoverlo como un estándar internacional común para la implementación de la gestión electrónica de documentos. .
En caso de que esto suceda (y la probabilidad es alta), el uso de la tecnología PDF para la gestión de documentos electrónicos se regulará en todo el mundo.
Todas estas ventajas del formato PDF también son relevantes para el almacenamiento de documentos electrónicos. Por un lado, tendrás que crear documentos en formato Word Document, porque es imposible crear un documento PDF de inmediato. Pero es más conveniente transferir y almacenar documentos en formato PDF. Por supuesto, puede elegir cualquiera de estas tecnologías y aceptar sus deficiencias.
Pero aún es mejor usar un flujo de trabajo combinado: cree archivos en formato de documento de Word y, antes de enviarlos o transferirlos a un archivo, conviértalos a PDF. Este enfoque le permite utilizar todas las ventajas de ambas tecnologías y evitar sus desventajas.
Por lo tanto, las empresas a menudo se enfrentan a la tarea de convertir archivos de formato DOC a PDF. Afortunadamente, puede usar convertidores de PDF para completar todas las tareas necesarias. ¡Así es como puedes implementar la idea de una oficina sin papeles!
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