15 exemplos de documentos administrativos

O que são documentos administrativos?

o documentos administrativos São escritos ou registros que recebem seu nome pelo fato de serem utilizados no campo administrativo. São utilizados por membros dos órgãos de administração de uma empresa ou corporação e são recebidos por outra administração ou pelo público. Da mesma forma, também são utilizados por órgãos da administração pública.

Como exemplos de documentos administrativos podemos citar contratos, certidões ou avisos de pagamento, que podem ser classificados dentro do curso legal, ou circulares, memorandos ou cartas de agradecimento, que não possuem peso legal.

Eles também são classificados em documentos internos e externos. Os primeiros são, entre outros, ordens de compra, arquivos administrativos, memorandos. O segundo são boletins informativos, cartas de agradecimento, anúncios ou convites.

Esses textos são caracterizados pelo uso de linguagem referencial, cuja função é fornecer informações. Além disso, a linguagem é altamente formal, culta e técnica, de modo que esteja de acordo com a situação comunicativa.

Alguns desses textos contêm instruções ou cláusulas que devem ser seguidas, por isso é importante que as informações sejam expressas de forma clara e precisa.

Outra característica dos textos administrativos é a rigidez das estruturas. Isso significa que a maioria desses textos segue um padrão que permanece mais ou menos invariável. Por exemplo, todos os contratos têm uma estrutura semelhante.

Exemplos pendentes de documentos administrativos

1. Boletins informativos

Os boletins informativos são publicações distribuídas periodicamente com informações relativas ao órgão administrativo em questão.

Esses boletins podem incluir detalhes sobre o pagamento dos trabalhadores, sobre os benefícios que eles recebem ou sobre a gestão da empresa, entre outros.

2. Memorandos

Memorandos, também chamados memorandos ou memorandos, são notas curtas que permitem estabelecer um sistema de mensagens entre os diferentes departamentos de uma empresa.

O termo “memorando” vem do latim memorando, que significa “que deve ser lembrado”. Nesse sentido, as informações contidas em um memorando são escritas “para serem lembradas”.

Pode conter instruções que devem ser executadas, lembretes de reuniões que vão acontecer, resumos dos pontos mais importantes de uma conferência, entre outros.

3. Cartas de pagamento

A diferencia de los boletines y de los memos, las cartas de pago son documentos con peso legal, por lo que la redacción de esta debe efectuarse de manera cuidadosa, prestando atención a detalles como las cifras a ser transferidas, los nombres de los involucrados, as datas.

Em cartas desse tipo, os números devem ser escritos em números e letras (para evitar que esses documentos sejam falsificados de alguma forma).

Além disso, é preferível que os valores sejam escritos em negrito, vermelho ou negrito para fácil legibilidade.

4. Cartas de cobrança

As cartas de cobrança também são documentos legais e destinam-se a informar que uma cobrança será feita, que um valor já foi cobrado ou instar um cliente a efetuar um pagamento.

As cartas de cobrança destinadas a informar que um valor já foi cobrado são semelhantes às faturas. Exemplos destes são as faturas de eletricidade e gás ou os recibos de transferências bancárias, entre outros.

Por outro lado, as cartas de cobrança para instar o cliente a pagar são emitidas quando uma empresa já fez uma notificação verbal (geralmente por telefone) e, no entanto, não recebeu nenhuma resposta do cliente. Assim, uma notificação por escrito é enviada.

5. Circulares de informação

As circulares informativas contêm informações fornecidas pela autoridade de uma empresa.

Essas circulares podem conter instruções oficiais que devem ser cumpridas pelos trabalhadores da organização, normas sobre uso de móveis e instalações da empresa, mudança de pessoal, entre outras.

O agente emissor deve ser incluído no título da circular. As circulares só podem ser dirigidas a parte do pessoal da empresa. Neste caso, será indicado após o título da circular.

Em seguida, escreve-se o objeto da circular sob o nome “assunto” e, por fim, o corpo (contendo as informações a serem transmitidas).

6. Contratos

Os contratos são documentos sujeitos à lei. Esses documentos são acordos escritos entre duas ou mais partes, que concordam em cumprir certas cláusulas e condições. Se uma das partes violar os termos do contrato, poderá ser multada ou até processada.

Um exemplo de contrato é aquele que uma empresa oferece a um indivíduo para que ele trabalhe para a organização em troca de um salário.

7. Certificados

Certidões são textos administrativos que servem para atestar um fato específico.

Por exemplo, se você concluiu seus estudos universitários, recebe um certificado que o comprova na forma de um diploma.

Ao se candidatar a uma empresa para conseguir um emprego, os certificados são essenciais para demonstrar que você possui formação em uma área específica. Da mesma forma, os certificados podem demonstrar a experiência de um indivíduo.

8. Cartas de agradecimento

As cartas de agradecimento são aquelas que são emitidas após a obtenção de um serviço de outra empresa ou pessoa física.

Sendo as relações entre empresas estritamente profissionais, a linguagem utilizada deve ser solene e formal, de forma a garantir a cooperação futura entre as empresas..

9. Cartas de Pedido

As cartas de encomenda são documentos cujo objetivo é solicitar um produto ou serviço.

Essas cartas devem incluir o valor necessário, no caso de um produto, ou o tempo durante o qual será necessária a intervenção da empresa, no caso de um serviço.

10. Currículos

Currículos, também chamados de currículos ou curriculum vitae, são documentos que contemplam diversos aspectos da formação acadêmica e profissional de um indivíduo.

Nesse sentido, os currículos mostram as instituições em que os estudos foram concluídos, as habilidades do indivíduo (como proficiência em idiomas) e experiência profissional.

11. Relatórios executivos

Esses textos expõem informações detalhadas dos custos e benefícios que determinado produto possui. Consequentemente, devem ser elaborados da forma mais técnica possível, incluindo detalhes para ampliar as informações.

12. Relatórios de negócios

Esses tipos de relatórios fornecem informações científicas, técnicas ou comerciais sobre a organização. Eles explicam a visão e a missão da empresa e podem ser dirigidos tanto ao público interno quanto ao público em geral.

13. Anúncios

São informações que uma empresa prepara para informar o público sobre um evento. Pode ser para recrutar pessoal, por exemplo.

14. Minutos

Esses documentos certificam ou acreditam fatos, acordos, sentenças ou sentenças, no caso de administrações públicas. São as atas das reuniões dos conselhos de administração, que devem refletir tudo o que foi discutido e os acordos alcançados.

15. Convites

São textos não jurídicos onde pessoas próximas à empresa são convidadas para um evento, como batismos de livros, coquetéis, reuniões ou festas de aniversário da empresa.

Referências

1. Administração de Empresas. Extraído de en.wikipedia.org.
2. Memorando. Extraído de Dictionary.com.