6 prácticas para una gestión documental empresarial eficiente

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Los documentos, ya sean impresos o electrónicos, son fundamentales para cualquier empresa. Cada informe de marketing, registro comercial y de clientes, y otros documentos comerciales son esenciales para ayudar a que su negocio prospere y siga siendo competitivo.

Sin embargo, crear una forma lógica de administrar los datos de su negocio puede ser un desafío. Si desea optimizar el flujo de trabajo de sus documentos y mejorar la productividad de sus empleados, eche un vistazo a nuestra lista de mejores prácticas para una gestión eficiente de documentos comerciales.

1. Invierta en el mejor software de gestión de documentos

El primer paso hacia un documento comercial bien administrado es elegir el software de administración de documentos adecuado para su empresa. Esto puede ayudarlo a administrar y controlar todo tipo de documentos.

En esencia, un sistema de administración de documentos es un software completo que almacena, rastrea, administra y brinda acceso controlado y seguro a los documentos de una empresa. También permite que sus empleados colaboren, brinden una descripción general de todos los documentos relacionados con un proyecto específico, compartan información y mejoren la productividad.

A medida que el mundo se vuelve más digital, el software de administración de documentos adecuado permite que su negocio prospere en una industria cada vez más competitiva, agilizando su flujo de trabajo de documentos. Por lo tanto, tómese su tiempo para encontrar la mejor estrategia de administración de documentos que se adapte a sus necesidades y objetivos comerciales.

2. Tenga un directorio y estructuras de archivos consistentes

Generalmente, los empleados crean sus nombres de archivos y estructuras de carpetas, ya que crean miles de carpetas y archivos mensualmente. Si bien puede ser por su conveniencia y tener las mejores intenciones de nombres, tener su propio sistema de nombres de documentos puede generar complicaciones cuando los archivos y carpetas se transfieren a un solo centro de datos. Existe el riesgo de olvidar su estructura de nombres original o de no familiarizarse con los procesos de archivo adecuados.

Por lo tanto, cuando comienza a pasar a un entorno digital, desea crear una convención de nomenclatura estándar para garantizar una gestión de documentos eficaz. No existe un enfoque único para la denominación de archivos; debe hacer uno que funcione mejor para usted y su negocio.

Independientemente de cómo decida su convención de nomenclatura, debe crear una plantilla que instruya a todo el personal sobre cómo nombrar sus documentos correctamente, asegurando uniformidad y consistencia. Cuando sus empleados se adhieren al mismo formato, sus empleados pueden sacar fácil y rápidamente el documento correcto.

3. Seleccionar derechos de acceso

No todos los empleados de su empresa necesitarán acceder a todos los documentos de su software de gestión de documentos. Habrá documentos confidenciales, como contratos comerciales o registros de desempeño de los empleados, que deben permanecer confidenciales.

Afortunadamente, la mayoría del software de gestión de documentos puede ayudar a proporcionar permisos de acceso a los usuarios que elija. Por lo tanto, cree un control de acceso viable. Tómese el tiempo para identificar qué miembros superiores de los departamentos y del personal tienen acceso específico a los documentos. Además, debe establecer el control de acceso para los empleados, eligiendo cuáles de ellos pueden acceder, compartir y editar documentos.

4. Aprovecha la nube

Migrar a la nube es una de las mejores prácticas de gestión documental. Una nube es una herramienta poderosa para administrar documentos digitales. Este repositorio en línea permite un fácil acceso desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, lo que facilita mucho la colaboración en proyectos.

Con el almacenamiento en la nube, no es necesario hacer una copia de seguridad de los archivos ni preocuparse por la pérdida de datos. Esto simplifica el proceso de colaborar y compartir documentos. Afortunadamente, la mayoría del software de administración de documentos permite el almacenamiento en la nube, lo que garantiza una transición más fácil.

5. Tenga un control de versiones de documentos consistente

Si su negocio actualiza constantemente sus documentos, es necesario establecer una estrategia efectiva de control de versiones. El control de versiones de archivos significa que obtiene acceso a versiones anteriores del documento y puede restaurarlas según sea necesario.

Concepto de sistema de gestión de documentos, hombre de negocios con carpeta y software de icono de documento, búsqueda y gestión de archivos en la base de datos de documentos en línea, para un archivo eficiente y datos de la empresa.
Concepto de sistema de gestión de documentos, hombre de negocios con carpeta y software de icono de documento, búsqueda y gestión de archivos en la base de datos de documentos en línea, para un archivo eficiente y datos de la empresa.

Un seguimiento automático de cambios de documentos ayuda a crear un registro de auditoría sobre quién es responsable de los cambios y cuándo se actualizaron. Además de rastrear los cambios en los documentos, también ayuda a rastrear el movimiento de documentos dentro de una empresa.

6. Audita regularmente tus documentos

Si bien administrar sus documentos comerciales con un sistema de administración de documentos es mucho más fácil, aún debe realizar auditorías periódicas para mitigar posibles infracciones y fallas en los procesos. La auditoría le permite conocer qué documentos tiene en vigor y determinar si su negocio cumple con la normativa del sector.

Además, puede realizar auditorías internas y externas. Las auditorías externas se pueden realizar anualmente, mientras que las auditorías internas se pueden realizar trimestral o semestralmente.

Quitar

Organizar y administrar sus documentos comerciales puede no ser la tarea más emocionante en su lista de tareas pendientes. Sin embargo, no debería ser un dolor de cabeza. Un proceso de gestión de documentos eficiente puede ayudar a optimizar su flujo de trabajo y, en última instancia, revolucionar sus procesos críticos para el negocio.

Por lo tanto, asegúrese de cumplir con las mejores prácticas para la gestión de documentos, como se mencionó anteriormente, para mantener sus documentos comerciales en la mejor y más lógica forma posible.