8 maneiras fáceis de manter seu Google Drive livre de desordem

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monticello / Shutterstock.com

Se você usa o Google Drive para trabalho, escola ou qualquer outra coisa, pode ser um verdadeiro desafio mantê-lo organizado e arrumado. No entanto, se você estiver disposto a fazer a manutenção preventiva ocasional, achamos que essas dicas podem ajudá-lo a ficar por dentro das coisas.

Nem todo mundo percebe o quão robusto o Google Drive é. Você pode usá-lo para hospedar qualquer documento que criar, como planilhas, documentos do Word, apresentações de slides e formulários. Ele também oferece a capacidade de fazer upload e armazenar seus próprios arquivos e compartilhá-los com outros usuários (ou acessar arquivos que outros compartilharam com você). Mas se você não for diligente, esses arquivos podem se tornar super desorganizados e caóticos em pouco tempo, deixando você em uma pilha de lixo digital.

Aqui estão as melhores maneiras de manter seu Google Drive organizado, organizado e fácil de acessar, navegar e usar:

Crie lembretes de limpeza

Não espere até que o Google lhe envie um e-mail informando que há apenas um gigabit ou mais em seu plano de armazenamento: configure notificações recorrentes de tempos em tempos que o lembrem periodicamente de limpar seu Google Drive.

Se você usa o Drive todos os dias (ou pelo menos algumas vezes por semana), recomendamos definir um lembrete mensal ou trimestral. Se você usá-lo apenas algumas vezes a cada mês ou dois, provavelmente não precisará de lembretes com tanta frequência; limpar seu Google Drive uma ou duas vezes por ano pode ser suficiente.

Exclua todos os arquivos indesejados

Achamos que isso é óbvio, mas eu seria negligente se não mencionássemos isso de qualquer maneira. Se você vir arquivos grandes ou indesejados, anexos do Gmail ou arquivos de mídia, considere iniciá-los… ou pelo menos movê-los para outro serviço de armazenamento em nuvem ou dispositivo de armazenamento externo.

Reunimos um guia completo para liberar mais espaço no Google Drive e ajudará você a identificar quais arquivos estão ocupando mais espaço e como encontrar (e excluir) seus arquivos mais antigos que você provavelmente não possui mais tempo usando. . Uma boa regra geral é que, se já faz alguns anos desde que você acessou o arquivo pela última vez (e não é algo muito grande, como um documento fiscal), você provavelmente pode excluí-lo.

usar pastas

Várias pastas dentro de uma pasta no Google Drive
Suzanne Humphries

É fácil para qualquer sistema de armazenamento de arquivos obter essas vibrações caóticas do Velho Oeste, mas você não precisa viver dessa maneira. Criar e usar pastas no Google Drive é uma ótima (e fácil!) maneira de manter seus arquivos organizados e facilmente acessíveis.

Você é livre para rotular e organizar suas pastas como quiser, é claro, mas recomendamos manter as coisas simples, curtas e lógicas. Tente marcar as pastas por projeto, data ou qualquer outra métrica relevante, como “Reports_for_January” ou “Tuition_Payments_2022”.

Para criar uma pasta, clique no botão “+ Novo” na barra lateral esquerda do Google Drive e selecione “Pasta”. Alternativamente, você pode clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar do programa (exceto em outro arquivo ou pasta existente) e um menu aparecerá com a opção de criar uma nova pasta ou documento. A partir daí, uma caixa menor aparecerá permitindo que você nomeie essa pasta.

Se você tiver muitos arquivos dentro de uma pasta específica, sugerimos que você crie pastas adicionais dentro dessa pasta original. O Google não limita isso, então vá em frente e crie alguns para imagens, documentos de texto, relatórios, planilhas ou qualquer outra coisa.

Faça um trabalho melhor ao nomear arquivos e pastas

Todo mundo fica com preguiça de nomear arquivos de vez em quando. Quem de nós não tem um arquivo chamado “asdfsfdsdf”? E mesmo que isso seja, hum, um tecnicamente nome funcional, ele não informa sobre o que é esse arquivo e torna difícil encontrá-lo. Só parece lixo.

Ao levar mais cinco segundos para dar a cada arquivo ou pasta seu próprio nome e pelo menos semi-funcional, como “Q1_Finances2022” ou mesmo “May_ToDoList”, você pode ficar muito mais organizado e muito menos estressado. Confie em nós nisso.

Exemplos de nomes de arquivos terríveis que você não deve usar.
Suzanne Humphries

Além disso, mantenha as convenções de nomenclatura que você considera consistentes em todos os seus documentos. Por exemplo, se você precisar enviar um relatório semanal ao seu chefe, poderá fazê-lo colocando o tipo de documento primeiro e depois a data, como “WeeklyReport_050122” ou “WeeklyReport_050822”.

Livre-se de arquivos duplicados

Às vezes, você cria um arquivo, esquece onde o salvou e começa a criá-lo novamente em outro lugar no Google Drive. Às vezes, você deseja uma cópia duplicada do arquivo original em uma pasta diferente, mas ainda relevante. Não estamos aqui para julgá-lo, mas isso pode ocupar espaço e causar confusão.

Recomendamos, sempre que possível, ter apenas uma versão de um determinado arquivo. Não só vai poupar alguma confusão, mas também irá ajudá-lo a liberar algum espaço em disco, o que é difícil de argumentar!

O Google lançou recentemente um novo recurso que “remove” arquivos duplicados e deixa um atalho em seu lugar, em um esforço para ajudar os usuários a otimizar e otimizar seu armazenamento. Esse recurso permite que você escolha onde o arquivo original reside (como em qual pasta específica arquivá-lo, se houver) e substitui quaisquer outras instâncias por um atalho.

Adquira o hábito de organizar todos os novos arquivos

Você acabou de criar um novo documento? Vá em frente e coloque-o onde ele pertence antes de ir mais longe! Uma coisa é organizar seu Google Drive, mas se você não o mantiver ativamente, ele voltará a ser confuso e caótico, e ninguém quer isso!

Sinta-se à vontade para também criar uma pasta Miscellaneous para qualquer arquivo que pareça não ter um lar em outro lugar. Isso é melhor do que apenas deixar seus arquivos desorganizados na página inicial do Google Drive e também ajudará você a se sentir organizado.

Usar cores de pasta

Você sabia que pode codificar por cores suas pastas no Google Drive? Para algumas pessoas, as cores podem ajudá-las a se organizar e priorizar as pastas (como usar verde para finanças, por exemplo). O Google oferece 24 cores para você escolher, o que deve ser suficiente para atender às suas necessidades.

Suzanne Humphries

Star Documentos Importantes

Alguns arquivos são mais importantes ou mais oportunos do que outros e, felizmente, o Google torna mais fácil diferenciá-los, destacando-os. Todos os arquivos marcados com estrela são adicionados a uma guia dedicada “Em destaque” na barra lateral do Google Drive (entre “Recente” e “Lixeira”). Você ainda pode encontrar e acessar quaisquer arquivos em destaque onde quer que os tenha colocado originalmente; no entanto, a guia Destaques lista apenas esses arquivos, facilitando um pouco o processo de encontrá-los.

Para marcar com estrela um arquivo de qualquer página do Google Drive, clique com o botão direito nele e selecione “Adicionar a estrelado”. Se você já estiver em um documento, clique no ícone de estrela ao lado da caixa de título. Da mesma forma, se você quiser remover a estrela de um arquivo, clique no ícone de estrela em qualquer uma dessas situações.