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A comunicação na Internet está se tornando cada vez mais importante a cada dia. Nesse contexto, a correspondência por e-mail ganha importância porque é responsável por criar contatos oficiais e de trabalho, abordar clientes e moldar feedbacks e primeiros contatos.
Muitas vezes, em um e-mail, sua conclusão é provavelmente a parte mais importante porque as pessoas tendem a se lembrar melhor da última informação. E a partir dessa última emoção, formam a primeira ideia sobre você, que, de preferência, deve ser positiva.
Mas surge a pergunta: como as pessoas costumam terminar seus e-mails? A que devemos prestar mais atenção? E é assim que abordamos nosso tópico central – uma assinatura de e-mail.
Uma assinatura de e-mail é um bloco de texto anexado ao final de uma mensagem de e-mail. Ele normalmente contém o nome do remetente, cargo, informações de contato e possivelmente um logotipo. O objetivo de uma assinatura de e-mail é fornecer ao destinatário um contexto adicional sobre quem enviou a mensagem e como entrar em contato com ele.
Portanto, eles tendem a ser a última coisa que uma pessoa vê ao ler sua mensagem. E apesar de formar a expressão sobre você, também pode ser usado para divulgar uma empresa ou produto. É por isso que a assinatura de e-mail do empresário deve ser uma questão de atenção e interesse especial.
Mas como você pode conseguir uma assinatura de e-mail? Para esse fim, existe uma variedade de geradores de assinatura diferentes. Alguns deles exigem o pagamento de uma assinatura e alguns deles são gratuitos. Recomendamos que você comece com os gratuitos como iniciante, por exemplo, com Newoldstamp ou MySignature. Com a ajuda deles, você pode escolher um modelo de assinatura de e-mail profissional adequado ao seu objetivo.
MySignature também permite que você edite recuos, o que é importante para a aparência profissional de sua assinatura e lhe dá a capacidade de gerenciar simetria e proporcionalidade – um dos aspectos mais importantes da percepção estética. Ele também fornece acesso à galeria de banners e, em MySignature, você pode até desenhar uma assinatura clássica à mão. Enquanto Newoldstamp, por exemplo, oferece algumas análises para que você tenha a capacidade de rastrear a eficácia de sua assinatura e medir desempenhos e cliques. Portanto, todos os geradores têm seus próprios prós e contras, mas, em qualquer caso, são uma ferramenta indispensável no caminho para criar uma assinatura de e-mail eficaz – e ao mesmo tempo para fixar uma imagem estável de sua organização ou empresa.
As assinaturas de e-mail geralmente são anexadas automaticamente ao final de uma mensagem, mas também podem ser adicionadas manualmente, o que lhe dá a oportunidade de alterar e alterar alguns dos aspectos.
Portanto, uma assinatura de e-mail profissional é importante por vários motivos. Primeiro, faz você parecer mais credível e confiável. Em segundo lugar, dá às pessoas uma maneira de entrar em contato com você. Além disso, uma assinatura de e-mail eficaz também oferece diferentes maneiras de fazer isso – incluirá pelo menos um número de telefone, endereço de e-mail, talvez algumas informações de localização, etc.
Pode sempre proporcionar aos clientes a oportunidade de conhecer melhor sua empresa, serviços e produtos, apresentando os links para suas páginas de mídia social e sites.
Vamos passar para o processo de criação. Aqui estão algumas recomendações comuns para criar uma assinatura de e-mail profissional:
Encontre um gerador de assinatura de e-mail confiável. Esse é o aspecto com o qual começamos nosso artigo, e o fizemos por um motivo. O fato é que o gerador de assinatura de e-mail que você escolher obviamente afetará drasticamente todo o seu processo de criação. Porque você vai confiar em suas possibilidades, opções, provavelmente modelos e outras ferramentas.
Como já mencionamos anteriormente, existem muitos geradores gratuitos que podem ajudá-lo a criar uma assinatura eficaz e estética. Newoldstamp e MySignature são apenas dois de muitos.
Escolha a fonte, a cor e o estilo que melhor representam sua marca. É sempre bom quando as cores da assinatura combinam com as cores principais da identidade visual da sua empresa porque assim ela se torna uma extensão da sua marca. Com efeito, quando a assinatura de e-mail enfatiza a identidade visual da empresa, ela consegue diferenciá-lo dos demais e apresentar seu profissionalismo e atenção aos detalhes (o que significa para cada cliente também). Esses detalhes criam uma assinatura profissional. Se você quer ser levado a sério, evite personagens de desenhos animados bobos e frases despreocupadas que possam minar sua credibilidade (especialmente se você trabalha em um campo onde isso é inapropriado).
Adicione os detalhes mais significativos que as pessoas precisam saber. Você deve adicionar seu nome, endereço de e-mail, número de telefone, um link para seu site, se tiver um, e alguns links de mídia social (mas apenas se estiverem ativos e mantidos. De outra forma, é melhor ficar sem eles para não para desacreditar sua imagem).
Adicione um aviso de isenção de responsabilidade conciso, se tiver um. Por exemplo, pode soar assim: “Importante: o conteúdo deste e-mail e quaisquer anexos são confidenciais. Destinam-se apenas ao(s) destinatário(s) nomeado(s). Se você recebeu…” e assim por diante, acho que você entendeu a ideia.
Teste-o em vários programas de e-mail para garantir que tenha a melhor aparência possível em todos eles.
Portanto, sua assinatura de e-mail deve ser simples e profissional e incluir todas as suas informações de contato essenciais. Mantê-lo curto e doce. Acredita-se que sua assinatura de e-mail não deve ter mais do que quatro linhas de texto (alguns consideram no máximo seis).
Use uma fonte profissional, como Arial, Courier New ou Times New Roman. Certifique-se de que as informações sejam claras e legíveis. Use uma fonte sensata em um tamanho que seja grande o suficiente para ser visto à distância.
A função da assinatura é fornecer aos destinatários uma maneira fácil de descobrir quem enviou o e-mail e como contatá-los. Isso significa um design simples e organizado que transmite a mensagem. Evite excesso de design, gráficos excessivos e efeitos animados. Evite URLs longos que possam quebrar e dificultar a leitura dos destinatários.
E fique atento. Revise sua assinatura várias vezes para garantir que você não cometeu nenhum erro embaraçoso. Seria uma pena gastar tanto tempo e esforço para criar uma assinatura e depois estragar a impressão apenas por causa de alguma desatenção.
Usar imagens também é uma boa forma de diversificar sua assinatura. Você pode adicionar o logotipo de sua empresa ou até mesmo sua própria foto de perfil – especialmente se estiver criando uma assinatura de e-mail pessoal. Mas você também tem que mantê-lo profissional. Evite usar fotos que possam deixar um cliente ou cliente em potencial desconfortável, como fotos que sejam de alguma forma polêmicas, fotos de baixa qualidade etc.
Além disso, evite usar fotos de corpo inteiro, pois será difícil para o destinatário vê-lo. E, neste caso, o verdadeiro sentido se perderá porque o principal objetivo de adicionar sua própria foto é proporcionar ao cliente uma sensação de familiaridade como se vocês estivessem se tornando amigos ou pelo menos parceiros confiáveis. Então, mantenha suas decisões lógicas.
Alguns também recomendam não usar mais de duas letras maiúsculas por linha ou, no máximo, uma letra maiúscula com uma ou duas minúsculas.
Também será sensato limitar o número de fontes que você usa a não mais que três.
Então, para resumir, uma boa assinatura de e-mail é curta, direta e fornece todas as informações necessárias. Certifique-se de incluir seu nome e informações de contato para que as pessoas possam entrar em contato com você facilmente, porque a tarefa principal é uma comunicação aberta e eficaz. Seja amigável, embora ainda profissional.
Seja criativo, mas discreto o suficiente para não distrair ou irritar os olhos do leitor. Em outras palavras, tente seguir nosso mapa guia passo a passo e tudo ficará bem.
Esperamos que este artigo seja útil. Que seu processo de criação seja divertido e fácil!
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