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Las reuniones de la junta a menudo no producen los resultados deseados porque los participantes generalmente no están preparados o las reuniones no tienen dirección. Además, en las reuniones en línea, las distracciones y las interrupciones son otra causa importante de ineficiencia. Un directorio ineficaz en la parte superior es un pésimo ejemplo para el resto de la organización, y esto es algo que no desea para su empresa.
¿Cómo puedes superar estos obstáculos? Una forma de hacer que las reuniones de la junta sean más productivas y orientadas a los resultados es usar alguna tecnología avanzada como el software del portal de la junta. Aquí hay una breve introducción al software de administración de juntas y cómo mejora las reuniones y la comunicación de la junta.
¿Qué es un software de junta directiva?
El portal de juntas o sala de juntas virtual es un software de reuniones de juntas sin papel y basado en la nube que utilizan las juntas corporativas, los directores generales, los secretarios, los directores financieros y los gerentes para compartir y acceder al material de la junta, agilizar las reuniones de la junta y comunicarse con facilidad.
El software del portal de la junta es diferente de otras soluciones de gestión de reuniones porque tiene todo lo que necesita una junta. Por ejemplo, el software de la placa le brinda abundante espacio de almacenamiento de datos donde puede guardar materiales relevantes para la junta a los que los directores u otros miembros de la junta pueden acceder en cualquier momento.
Después, El software de administración de juntas tiene todas las herramientas necesarias para las reuniones en línea.. Eso incluye generador de agenda, herramientas de videoconferencia y audioconferencia, encuestas en vivo, herramientas de votación, generador de actas y notas, visor de documentos, etc. En palabras simples, cuando tiene un software para juntas, no necesita otras aplicaciones para reuniones de juntas.
Así es como puede hacer que las reuniones de la junta sean más productivas con una sala de juntas virtual.
¿Cómo agilizar las reuniones de la junta con el software de gestión de la junta?
1. Organizar los datos del tablero
Las reuniones de la junta se organizan principalmente para discutir asuntos administrativos importantes, como el desempeño financiero de la empresa, los cambios en las políticas gubernamentales, sus efectos en la empresa, etc.
La toma de decisiones siempre se basa en información sólida, y los miembros de la junta necesitan datos corporativos durante las reuniones y también para uso regular. Para abordar este problema, El software de administración de juntas actúa como una base de datos remota donde las empresas pueden cargar y organizar todos los documentos de la junta.
Las salas de juntas le permiten estructurar y acceder a los documentos de la junta con facilidad. Encontrar cualquier documento de cientos de carpetas toma unos segundos si tiene la búsqueda de texto completo función en su sala de juntas. Para resumir, el portal de la junta hace que la gestión de documentos de la junta sea mucho más fácil.
2. Gestión del calendario
La gestión del calendario y el calendario de reuniones de la junta se han simplificado gracias a las soluciones del portal de la junta. Puede agregar a su portal a todos los miembros de la junta y otro personal que participa regularmente en las reuniones de la junta.
Más tarde, puede programar sus reuniones de la junta y el calendario se actualizará automáticamente. De esta manera, todos en la sala de juntas estarán bien informados sobre eventos futuros.
Si hay algún cambio en el calendario, todos los miembros interesados recibirán una notificación inmediata. El acceso al material de la junta las 24 horas, los 7 días de la semana, y un calendario actualizado regularmente ayudan a los miembros a prepararse mejor para las reuniones.
3. Preparativos previos a la reunión
Las actividades previas a la reunión se pueden administrar fácilmente en el software de sala de juntas virtual. El secretario de la junta o la persona responsable puede enviar invitaciones formales a los miembros de la junta en el portal.
La agenda de la reunión de la junta es el documento más importante en los preparativos previos a la reunión. Cualquier portal de juntas estándar tiene generadores de agenda integrados y plantillas gratuitas. Todo lo que necesitas hacer es poner datos en la plantilla y la agenda estará lista. El secretario puede compartirlo inmediatamente con los participantes esperados, registrar sus sugerencias e incorporarlas, y hacer que el presidente firme la agenda.
También es importante compartir el paquete de la junta o el libro de la junta antes de las reuniones. Les dará a los miembros de la junta el tiempo suficiente para revisar los materiales, anotar documentos y preparar sus notas/preguntas para ser discutidas en la reunión. Las salas de juntas tienen creadores de libros de juntas que agilizan el proceso.
4. Procedimientos de reunión fluidos
Durante las reuniones, el software de gestión de la junta se asegura de que todo transcurra sin problemas. Por ejemplo:
- Herramientas de audio y videoconferencia HD asegúrese de que todos puedan escuchar o ver a otros miembros claramente sin interrupciones.
- los rastreador de asistencia registra todos los ausentes y los presentes en la reunión.
- Intercambio de datos durante las reuniones es simple, seguro y rápido.
- El orden de la reunión se puede programar para evitar la superposición.
- El presidente de la junta puede presentar cualquier moción, resolución o propuesta votar a través de herramientas de votación en línea o encuestas en vivo.
- los firmas electronicas La función garantiza que todas las decisiones, acuerdos o contactos se puedan firmar inmediatamente en la reunión.
- los actas de reuniones/toma de notas El proceso se puede automatizar durante la reunión.
5. Actividades posteriores a la reunión
El secretario puede finalizar las actas y notas de la reunión, hacer que el presidente las firme y compartirlas con todos los miembros presentes y ausentes. El administrador de tareas permite a los miembros de la junta realizar un seguimiento del progreso de las tareas que se les asignan.
Ultimas palabras
Una sala de juntas virtual es una solución de reunión de directorio sin papel que ayuda a los directorios a organizar sus datos de manera óptima y agiliza las reuniones de directorio de principio a fin. Lo que es más importante, simplifica la comunicación entre los miembros de la junta, al tiempo que ayuda con la organización de datos, la gestión del calendario y todas las actividades esenciales previas y posteriores a la reunión.
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