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Los sistemas de gestión de visitantes tienen muchos beneficios, como agilizar el proceso de registro y facilitar el seguimiento de los visitantes. El uso de dichos sistemas se está generalizando y se nota en los ingresos del mercado mundial. El mercado de sistemas de gestión de visitantes está creciendo a una CAGR del 16,7 % de 2021 a 2026.
También ofrecen una forma de cumplir con las leyes estatales o federales que requieren que todos los visitantes sean rastreados e informados. Además, los sistemas de gestión de visitantes pueden ayudar a mejorar la comunicación interna dentro de su oficina al brindar a todos información en tiempo real sobre quién está visitando en un momento dado.
¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?
Un sistema de gestión de visitantes es un programa de software que se puede utilizar para realizar un seguimiento de los visitantes de sus instalaciones. El sistema de gestión de visitantes registrará a cada persona que ingrese, incluido su nombre e información de contacto y cuándo llegó a su ubicación. Esta información luego se almacena en una base de datos para referencia posterior si es necesario.
Según Greetly, un sistema de gestión de visitantes es una solución integral que mejora las experiencias de los visitantes. Puede ayudar con las confirmaciones de preinscripción y cita previa, procesos de entrada, control de acceso temporal, etc.
Los sistemas de gestión de visitantes vienen en muchas formas diferentes, pero la mayoría incluye estas características esenciales:
- Detecta cuando alguien entra o sale por un punto de entrada
- Registra la fecha/hora de su llegada/salida con otros datos demográficos relevantes como género o raza
- Le permite configurar reglas para determinar si ciertas personas necesitan una evaluación adicional antes de ingresar
Ventajas de un Sistema de Gestión de Visitantes
A continuación se enumeran algunos de los beneficios más comunes de un sistema de gestión de visitantes.
Proceso de registro simplificado
Uno de los beneficios más evidentes de un sistema de gestión de visitantes es que agiliza el proceso de registro. Esto significa que los visitantes pueden procesarse más rápidamente, liberando a los miembros del personal para que se ocupen de otras tareas. Cuanto más rápido puedas hacer que la gente cruce la puerta, mejor.
Además, un sistema de gestión de visitantes ayudará a garantizar que cada visitante tenga toda su documentación antes de llegar a su destino. Esto significa que no habrá más demoras debido a la falta de formularios o firmas y no habrá más estrés para los miembros del personal que necesitan buscar estos elementos faltantes.
Cumplimiento y mantenimiento de registros eficientes
El software de administración de visitantes puede ayudarlo a rastrear la ubicación de los visitantes, el tiempo que pasan en el sitio y la cantidad de invitados a una instalación. Esto es esencial para cumplir con HIPAA, GDPR u otras regulaciones. Al 63% de los estadounidenses no les gusta la entrada no autorizada en los hospitales. Es una regulación de HIPAA que rige los hospitales y otros entornos de atención médica.
Con un sistema de gestión de visitantes, puede limitar el acceso físico de los visitantes a la información y las ubicaciones confidenciales de su lugar de trabajo. Esto también puede ayudarlo a cumplir con varios cumplimientos que requieren medidas para limitar el acceso a datos confidenciales. Por lo tanto, un sistema de gestión de visitantes puede salvarlo de las consecuencias financieras, legales y reputacionales de una violación de datos.
Medidas de seguridad mejoradas
Los sistemas de gestión de visitantes pueden ayudar con la seguridad. Por ejemplo, un sistema de gestión de visitantes puede controlar el acceso y administrar quién tiene acceso a qué áreas de su negocio. También lo ayudará a monitorear los movimientos de los visitantes dentro del edificio rastreando su paradero a través de tarjetas RFID u otras formas de identificación.
Además, muchos sistemas de gestión de visitantes vienen con cámaras de seguridad que le permiten vigilar a todos los que entran y salen de su edificio de oficinas, y esto le permite asegurarse de que nadie esté merodeando cuando se supone que debe estar en otro lugar. Dichos sistemas pueden fomentar una sensación de seguridad. Un comunicado de prensa de Business Wire muestra que el 92% de los encuestados dicen que estos sistemas crean un entorno más seguro.
Seguimiento e informes de visitantes
El seguimiento y la generación de informes de visitantes son esenciales para el éxito de una empresa. Sin estas herramientas, es posible que no pueda rastrear quién entra y sale de su edificio o identificar cualquier problema potencial que pueda surgir debido a la falta de seguridad.
Los sistemas de gestión de visitantes pueden ayudarlo a rastrear quién ingresa o sale de su propiedad mediante el uso de etiquetas RFID adheridas a las credenciales o pases de los visitantes cuando pasan por los puntos de entrada designados. Una vez dentro, esta tecnología también se puede utilizar para el control de acceso. Por ejemplo, cerrar sesión con solo un toque en su credencial o pase es fácil si alguien toma prestado algo de otro departamento.
Imagen de marca mejorada y profesionalismo
Un sistema de gestión de visitantes es una parte importante de la imagen de marca de su empresa y puede ayudarlo a crear un entorno profesional y acogedor para los visitantes. Con esta tecnología, podrá saludar a los visitantes cuando lleguen a la puerta, dirigirlos a su destino en el edificio o alrededor de la ciudad y seguir sus movimientos durante su estadía.
Los sistemas de gestión de visitantes permiten que las empresas de todos los tamaños gestionen la información de los huéspedes para que todos sepan cuántas personas entran en la oficina cada día, con quién se reúnen, cuándo deben volver a su base de operaciones, etc.
Tener toda esta información puede ayudarte a ofrecer mejores servicios a tus visitantes. Por ejemplo, suponga que dirige una instalación de spa y descubre que ha aumentado el número de personas sentadas en el área de recepción. Puede hacer adaptaciones para asegurarse de que no tengan que esperar mucho. Esto puede ayudar a construir su imagen de marca.
Un sistema de gestión de visitantes también puede ayudar a validar la identidad de una persona, lo cual es crucial en algunos escenarios. Por ejemplo, si alguien visita un banco para algunos servicios, el sistema de gestión de visitantes puede validar su identidad mediante el envío de una OTP (contraseña de un solo uso). OTP se utiliza a veces para proporcionar acceso a un visitante. Así se valida. Precisión y fiabilidad son las cualidades de la profesionalidad.
Ahorro de costos y aumento de la eficiencia
Una de las ventajas más obvias de usar un sistema de gestión de visitantes es su capacidad para ayudarlo a ahorrar dinero. Esto se logra mediante la reducción de los costos de mano de obra, ya que los empleados ya no tendrán que dedicar tiempo a registrar la entrada y la salida de los visitantes.
También verá ahorros al no comprar boletos o credenciales y al eliminar artículos perdidos o robados, como credenciales, tarjetas de acceso y tarjetas de identificación. Y dado que sus datos se almacenarán electrónicamente en lugar de escribirlos en formularios en papel o documentos impresos, no perderá más tiempo tratando de encontrar la información que falta.
Conclusión
La gestión de visitantes es un tema en el que muchos dueños de negocios no piensan hasta que es demasiado tarde. Aún así, es esencial contar con un sistema para garantizar la seguridad de sus empleados. También puede beneficiarse de los otros beneficios enumerados anteriormente, como la agilización de los procesos de registro y la mejora de la comunicación interna.
Al elegir un sistema de administración de visitantes que funcione bien con las necesidades y los requisitos de presupuesto de su empresa, podrá comenzar este proyecto crítico más temprano que tarde.
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