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Otimize seu fluxo de trabalho: aprenda a fazer gráficos de Gantt no Excel

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Todos sabemos que o Microsoft Excel oferece mais do que apenas planilhas e fórmulas. Outra coisa notável sobre esta ferramenta é o número de tipos de gráficos que ela oferece (você pode vê-los aqui). Além disso, você também pode criar seus próprios diagramas. Entre eles está uma ferramenta poderosa e versátil chamada gráfico de Gantt, que pode facilitar muito o gerenciamento de projetos e o acompanhamento do progresso.

Embora muitos usuários estejam familiarizados com gráficos convencionais, o gráfico de Gantt permanece um mistério para alguns. Neste artigo, mostraremos o que são gráficos de Gantt e mostraremos como criá-los facilmente no Excel. Você descobrirá os principais recursos desses diagramas e como eles podem ajudá-lo a visualizar e planejar seus projetos com eficiência.

O que é um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é uma representação visual de um projeto, mostrando as tarefas agendadas ao longo do tempo. Ao contrário das listas de tarefas simples, esse tipo de diagrama permite ver rapidamente todo o cronograma do projeto, bem como a relação entre as diferentes tarefas e sua duração estimada.

A estrutura de um gráfico de Gantt é baseada em uma linha do tempo horizontal, onde cada tarefa é representada por uma barra. A posição da barra indica quando cada tarefa começa e termina, enquanto o comprimento da barra representa a duração estimada. Além disso, esses gráficos também podem incluir marcos importantes ou referências para marcar os principais eventos do projeto.

A principal vantagem de usar um gráfico de Gantt é a capacidade de visualizar claramente a sequência de tarefas e o andamento do projeto. Esse tipo de diagrama é usado em uma variedade de indústrias e setores, desde construção e engenharia até desenvolvimento de software e gerenciamento de eventos.

Sua versatilidade está na capacidade de adaptação a projetos de diferentes portes e complexidades. Para saber mais sobre esta ferramenta, você pode visitar o blog GanttPRO Se você quiser saber como fazer um gráfico de Gantt.

Como fazer um gráfico de Gantt no Excel

Gostaria de aprender a criar um gráfico de Gantt no Excel? Embora o Excel não ofereça um modelo padrão para esta ferramenta, com o recurso de gráfico de barras e um pouco de formatação, você poderá criar seu próprio gráfico de Gantt no Excel rapidamente.

Neste tutorial, vamos guiá-lo passo a passo através de um processo rápido e fácil para criar um gráfico de Gantt personalizado.

1. Crie um quadro de projeto

Para criar uma tabela de projeto, a primeira coisa que você precisa fazer é inserir os dados do projeto na planilha. Na coluna mais à esquerda, escreva o nome de cada tarefa do projeto, uma por linha. Em seguida, nas colunas abaixo, adicione as seguintes informações para cada tarefa:

  • Data de início: indica quando você começará a trabalhar na tarefa.
  • Data de término: indica quando você espera concluir a tarefa.
  • Duração: Indica quantos dias você levará para concluir a tarefa.

Você pode calcular a duração da tarefa manualmente ou usando uma destas fórmulas do Excel:

  • Data final – Data inicial = Duração Data final – Data inicial + 1 = Duração

Por exemplo, se a Data inicial estiver na coluna B, a Data final estiver na coluna C e a Duração estiver na coluna D, a fórmula na célula D2 será C2-B2 ou C2-B2+1.

Você também pode obter a Data de término se souber a Data de início e a Duração usando esta fórmula:

  • Data de início + duração = data de término

Ou você pode obter a Data de início se souber a Data de término e a Duração usando esta fórmula:

  • Data final – Duração = Data inicial

2. Faça um gráfico de barras padrão do Excel com base na Data de início

Se você deseja dar aos seus dados uma forma gráfica, pode criar um gráfico de barras padrão do Excel usando a planilha.

  1. Escolha a coluna “Data de início” para que seja verificada.
  2. Em “Inserir”, escolha “Gráfico” e depois “Barra Padrão”.

Isso gerará um gráfico de barras padrão (um gráfico de barras no qual as barras são horizontais a partir da esquerda) com as datas de início como o eixo X.

Neste artigo você pode encontrar mais detalhes sobre como fazer um gráfico de barras facilmente.

3. Adicione dados de duração ao gráfico

O próximo passo é adicionar outra série ao gráfico do Excel para mostrar a duração de cada tarefa. Para isso:

  1. Clique com o botão direito do mouse no gráfico e escolha “Selecionar dados” no menu.
  2. A janela “Select Data Source” será aberta, onde “Start Date” já está listado como uma string.
  3. Pressione o botão “Adicionar” em “Entradas de legenda (série)” e a janela “Editar série” será aberta.
  4. Digite o nome da série (por exemplo, “Duração”) ou posicione o cursor no campo do nome e pressione o cabeçalho da coluna da planilha.
  5. Pressione o ícone ao lado do campo “Valores da Série” para abrir uma nova janela “Editar Série”.
  6. Com esta janela aberta, escolha as células para sua coluna Duração, excluindo o cabeçalho e quaisquer células vazias.
  7. Depois de preenchidos os campos “Nome da série” e “Valores da série”, clique em OK para fechar a janela.
  8. A janela “Data Source” aparecerá novamente, agora com “Duration” adicionado como uma série. Clique em OK para adicionar a série ao gráfico.

4. Adicione descrições de tarefas ao gráfico de Gantt

Isso reabrirá a janela “Selecionar fonte de dados” para que o gráfico mostre os nomes das tarefas, em vez dos números das linhas à esquerda.

  1. Clique com o botão direito do mouse no gráfico para abrir a janela “Selecionar fonte de dados”.
  2. Escolha “Data de início” na lista “Série” à esquerda e pressione “Editar” na lista “Categoria” à direita. A janela “Axis Labels” será aberta.
  3. Com esta janela aberta, escolha as células na coluna Data de início, excluindo o cabeçalho e quaisquer células vazias. Você também pode preencher o campo “Axis Labels” com esta fórmula: ='[NOMBRE DE LA TABLA]’![COLUMNA][FILA]:[COLUMNA][FILA]. Por exemplo: =’Novo Projeto’!$B$2:$B$17
  4. Clique em OK na janela “Axis Labels” e na janela “Select Data Source” para adicionar essas informações ao seu gráfico.

Agora você terá um gráfico de barras do Excel que lista suas tarefas e datas, na ordem inversa. (Não se preocupe, vamos consertar isso daqui a pouco.)

5. Transforme o gráfico de barras em um gráfico de Gantt do Excel

Para transformar seu gráfico de barras empilhadas do Excel em um gráfico de Gantt visual, você precisa de algumas alterações.

Primeiro, apaga a parte de cada barra que representa a data de início, deixando apenas a parte que representa a duração da tarefa.

  1. Clique em qualquer barra no gráfico e você selecionará todas elas.
  2. Com todas as barras selecionadas, clique com o botão direito do mouse e escolha “Format Data Series” no menu para abrir a janela “Format Data Series”.
  3. Em “Preencher”, escolha “Sem preenchimento”.
  4. Em “Cor da borda”, escolha “Sem linha”.

Agora, ordene suas tarefas.

  1. Clique na lista de tarefas no lado esquerdo do gráfico para selecioná-las e abra a janela “Formatar eixo”.
  2. Em “Opções de eixo”, escolha “Categorias em ordem inversa”.
  3. Clique em “Fechar” para fechar a janela e atualizar seu gráfico.

Agora você deve ter um gráfico de Gantt adequado com tarefas organizadas cronologicamente e datas na parte superior do gráfico.

Vantagens e Desvantagens de Criar um Gráfico de Gantt no Excel

Você já sabe como criar um gráfico de Gantt no Excel, mas é adequado para o seu projeto? Embora existam muitos Vantagens de usar o Excel no gerenciamento de projetosVejamos se esse é o caso do gráfico de Gantt: Aqui estão algumas vantagens e desvantagens de usar o Microsoft Excel para essa finalidade.

Vantagens de usar o Excel

Centralização de informações: Uma das principais vantagens de usar o Excel é que ele permite armazenar todas as informações do projeto em uma única tela. Com uma planilha, você pode manter todas as tarefas, prazos e marcos do projeto ao seu alcance, facilitando o gerenciamento e o acompanhamento.

Fácil de usar: O Excel é conhecido por sua facilidade de uso. Criar um gráfico de Gantt manualmente no Excel não requer conhecimento técnico avançado.

Simplesmente adicionando o intervalo de datas na planilha e usando o Assistente de gráfico, você pode gerar um gráfico de Gantt personalizado. Além disso, você tem a flexibilidade de personalizar o gráfico de acordo com as necessidades específicas do seu projeto.

Desvantagens de usar o Excel

Dificuldade em mantê-lo atualizado: Uma das principais desvantagens do Excel é que ele não é uma plataforma baseada em nuvem, o que dificulta manter as informações do projeto atualizadas em tempo real em todos os dispositivos.

A atualização da equipe requer o envio manual da versão mais recente da planilha estática, o que pode levar a problemas de controle de versão e dificultar a colaboração dos membros da equipe.

Limitações na atribuição de tarefas: Em versões mais antigas do Excel, não é possível atribuir tarefas a outros usuários, o que pode dificultar a coordenação e o acompanhamento de responsabilidades individuais. No entanto, existem plataformas online que permitem atribuir tarefas de forma mais eficaz.

Conclusão

Resumindo, aprender a fazer gráficos de Gantt no Excel pode fazer uma grande diferença na otimização do seu fluxo de trabalho. Essas ferramentas poderosas permitem que você visualize e planeje projetos de forma eficaz, fornecendo uma visão clara de tarefas, prazos e dependências.

Com o Excel, você tem a flexibilidade de personalizar seus gráficos de Gantt de acordo com as necessidades específicas do seu projeto. Se você optar por usar o Excel ou explorar outras ferramentas especializadas, os gráficos de Gantt fornecerão informações visuais valiosas e o ajudarão a obter sucesso em seus projetos.

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